Aktywne Szkraby Żywiec - Skalowanie lokalnego centrum edukacyjnego i automatyzacja zapisów

Główny efekt

Zbudowanie niekwestionowanej widoczności wśród rodziców w regionie i całkowita eliminacja "ręcznego klepania" grafików. Wdrożenie systemu self-service pozwoliło kadrze skupić się na pracy z dziećmi, a nie na odbieraniu telefonów i przepisywaniu wizyt.

Czas osiągnięcia efektu

1 miesiąc

Problem początkowy

Administracyjny chaos i ręczne zapisy

Obsługa kalendarza specjalistów (logopeda, terapeuci SI) oraz zapisy na zajęcia grupowe i wyjazdy narciarskie opierały się na telefonach, SMS-ach i wiadomościach na social mediach. Placówka traciła kilkadziesiąt roboczogodzin miesięcznie na odbieranie połączeń, tłumaczenie cennika i odwoływanie wizyt, co generowało puste przebiegi.

Cyfrowe wykluczenie na rynku lokalnym

Mimo potężnej, specjalistycznej oferty (m.in. Trening Umiejętności Społecznych, integracja sensoryczna), nowi rodzice z Żywca i okolic mieli problem z trafieniem na placówkę w sieci. Centrum było niewidoczne na kluczowe lokalne zapytania, tracąc zyskownych klientów na rzecz konkurencji z mocniejszą pozycją w Google.

Jak rozwiązaliśmy problem?

Maszyna rezerwacyjna

Wdrożyliśmy bezobsługowy system rezerwacji online działający 24/7. Rodzic wchodzi na stronę, wybiera terapeutę lub konkretne zajęcia, rezerwuje dogodny termin i dokonuje płatności. System automatycznie wysyła SMS z przypomnieniem o wizycie, co drastycznie zredukowało odsetek nieobecności (no-shows) i uszczelniło budżet.

Lokalna Dominacja i Akwizycja

Zoptymalizowaliśmy profil Google (Local SEO) na frazy terapeutyczne i edukacyjne w Żywcu. Równolegle uruchomiliśmy precyzyjnie stargetowane kampanie Ads, uderzające bezpośrednio do rodziców dzieci w wieku 2-13 lat z okolicy. Cały generowany ruch skierowaliśmy wprost do nowego, zautomatyzowanego kalendarza zapisów.

Czas wykonania usług

Setup systemu rezerwacji online i automatyzacji SMS

10 dni roboczych

Start lokalnych kampanii akwizycyjnych

14 dni do uruchomienia strumienia nowych klientów

Efekty naszych działań

Odzyskany czas i redukcja kosztów operacyjnych

Telefony przestały dzwonić w sprawach czysto organizacyjnych. Przeniesienie 85% rezerwacji do internetu odzyskało dla kadry i recepcji blisko pełen etat pracy miesięcznie, pozwalając zespołowi skupić się na diagnozach i jakości prowadzonych zajęć.

Stabilność finansowa i pełne grafiki

Uderzenie w starannie dobraną grupę docelową (rodzice) sprawiło, że grafiki wysoce dochodowych terapii indywidualnych (SI, logopedia) oraz sezonowe wyjazdy (narty, półkolonie) zapełniają się automatycznie z kilkutygodniowym wyprzedzeniem.